- Consultar as leis para maximizar benefícios fiscais
Para obter isenções fiscais adequadas, é fundamental estudar legislações específicas do terceiro setor, como as leis de incentivo à cultura e ao esporte, e aquelas relacionadas a organizações sem fins lucrativos. Reúna a equipe contábil e jurídica para revisar os requisitos e certificações, como a certificação de OSCIP (Organização da Sociedade Civil de Interesse Público) ou CEBAS (Certificação de Entidade Beneficente de Assistência Social), e identifique benefícios aplicáveis, sempre atualizando-se sobre eventuais mudanças na legislação.
- Implementar sistema de rastreamento de doações
Utilize um software de gestão contábil que permita cadastrar e monitorar todas as doações, vinculando-as a seus respectivos projetos ou finalidades. Dessa forma, é possível emitir recibos de doação, monitorar quem doou e o montante de cada doação.
Estruture um relatório mensal detalhado com entradas e saídas, incluindo categorias como doações esporádicas, recorrentes e valores vinculados a projetos específicos, facilitando a prestação de contas.
- Estruturar relatórios simplificados e auditáveis
Crie um modelo de relatório financeiro que seja claro e direto, apresentando receitas, despesas e saldos dos projetos. Para facilitar a auditoria, organize todos os documentos financeiros em pastas digitais com nomenclatura padronizada, que permitam fácil acesso às informações quando necessário. Inclua indicadores de impacto social nos relatórios, para dar visibilidade a resultados específicos de cada projeto e garantir a transparência para gestores e doadores.
- Treinar a equipe em normas específicas do terceiro setor
Organize treinamentos periódicos focados nas particularidades do terceiro setor, como a ITG 2002 (NBC TSC) do CFC, que regulamenta a contabilidade de entidades sem fins lucrativos. Traga exemplos práticos e cases reais para facilitar o entendimento das normas. Caso a equipe já esteja familiarizada, avalie reciclagens anuais para garantir o conhecimento atualizado sobre obrigações e benefícios específicos deste setor.
- Planejar orçamento com projeções e controle rígido
Estabeleça um orçamento anual para cada projeto, considerando metas e previsões realistas de receita e despesas. Utilize uma planilha ou software de orçamento que permita comparar o orçamento previsto com o realizado, identificando rapidamente desvios e ajustando gastos conforme necessário. Essa prática de monitoramento contínuo permite corrigir eventuais problemas de caixa antes que se tornem críticos para a organização.
- Definir centro de custos por projeto
Para gerenciar projetos individualmente, crie centros de custo específicos para cada atividade, permitindo rastrear despesas e receitas separadamente. Isso facilita a alocação precisa dos recursos e aumenta a precisão na prestação de contas para cada projeto.
Utilize softwares que permitam categorização por centros de custo ou crie planilhas detalhadas que ajudem na alocação das despesas e possibilitem uma análise de rentabilidade por projeto.
- Criar relatórios de impacto claros e periódicos
Além dos relatórios financeiros, desenvolva relatórios de impacto social que mostrem o efeito das atividades para os beneficiários. Inclua indicadores como o número de atendidos, resultados alcançados e mudanças observadas. Periodicidade é essencial para que doadores e parceiros possam acompanhar o andamento das ações, reforçando a confiança e incentivando novas doações.
- Automatizar rotinas de conformidade
Identifique atividades rotineiras de conformidade, como pagamentos de guias fiscais, geração de recibos e relatórios. Utilizar um sistema de gestão que permita automatizar tarefas, como a emissão de relatórios de conformidade e o envio de documentos fiscais para órgãos reguladores, diminui o tempo e o custo com essas atividades e reduz a margem de erro humano.
- Acompanhar convênios com relatórios financeiros detalhados
Estabeleça um sistema de monitoramento dos convênios que organize cronogramas, fases de execução e previsões financeiras. Crie relatórios financeiros específicos para cada convênio, acompanhando a destinação e o uso de recursos com detalhamento suficiente para atender à prestação de contas exigida por financiadores. Esses relatórios devem ser claros, indicando fontes de financiamento, gastos por categoria e saldo final, de forma que a transparência seja garantida.
- Oferecer suporte e treinamento contábil contínuos
Monte uma programação de treinamentos periódicos para a equipe e parceiros sobre temas relevantes, como auditorias, captação de recursos e relatórios de impacto. Busque especialistas em terceiro setor para ministrar cursos e workshops, e desenvolva materiais de apoio, como manuais de procedimentos contábeis, para que a equipe sempre tenha recursos de consulta atualizados.
Anderson L. L. Corrêa
Consultor Contábil da ContabExpress
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